DATEV Unternehmen online: Digitale Buchhaltung für den Mittelstand
DATEV Unternehmen online ist die Standardplattform für die belegbasierte Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerkanzlei. Richtig eingeführt, ersetzt sie Pendelordner, Papierbelege und Medienbrüche durch einen revisionssicheren digitalen Workflow.
Was ist DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online (DUO) ist eine Cloud-Plattform der DATEV eG, über die Belege, Rechnungen, Bankumsätze und Kassendaten digital zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei ausgetauscht werden. Belege werden eingescannt oder per E-Mail-Postfach erfasst und stehen sofort in der Buchhaltung der Kanzlei zur Verfügung.
Vorteile für Unternehmen
- Belegloses Arbeiten – keine Pendelordner mehr
- Tagesaktuelle Auswertungen (BWA, Liquidität, OPOS)
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Belege und Auswertungen
- Automatische Bank- und Kreditkartenanbindung
- Saubere Archivierung gemäß GoBD
Schnittstellen & Automatisierung
Der wirtschaftliche Effekt von DUO entsteht vor allem durch Schnittstellen zu Vorsystemen. Wer Rechnungen, Banktransaktionen und Kassen sauber anbindet, eliminiert manuelle Erfassung weitgehend.
- Banking: über 4.000 Banken via DATEV-Bankenarchiv direkt angebunden
- Rechnungsausgang: Schnittstellen zu lexoffice, sevdesk, SAP, FastBill, easybill u.v.m.
- Kasse: TSE-konforme Kassensysteme via DATEVconnect online
- E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD): nativ verarbeitbar – relevant ab 2025/2026
GoBD-Konformität sicherstellen
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verlangen u.a. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und zeitgerechte Erfassung. DATEV Unternehmen online erfüllt diese Anforderungen technisch – die Verantwortung für Prozesse und Verfahrensdokumentation bleibt jedoch beim Unternehmen.
- Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen erstellen
- Belege zeitnah (idealerweise wöchentlich) hochladen
- Interne Kontrollen für Vier-Augen-Prinzip definieren
So gelingt die Einführung
- Ist-Analyse der bestehenden Prozesse (Belegfluss, Vorsysteme)
- Kick-off mit der Kanzlei: Rollen, Verantwortlichkeiten, Freigabewege
- Schrittweise Migration – starten mit Banking & Eingangsrechnungen
- Mitarbeiterschulung und schriftliche Arbeitsanweisung
- Quartals-Review im ersten Jahr zur Feinjustierung
Häufige Fragen
Was kostet DATEV Unternehmen online?
Die Lizenzkosten richten sich nach Modulen und Belegvolumen. Häufig werden sie über die Steuerkanzlei abgerechnet. Eine individuelle Kalkulation erfolgt im Rahmen der Einführungsberatung.
Ist DATEV Unternehmen online GoBD-konform?
Ja, die Plattform erfüllt die technischen GoBD-Anforderungen. Voraussetzung ist eine passende Verfahrensdokumentation und ein sauber definierter Belegprozess im Unternehmen.
Können wir auch E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. DATEV Unternehmen online verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD nativ – ein wichtiger Baustein angesichts der schrittweisen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.